+359 886 837 181 +359 879 364 417  информация за търсещи работа ☎ +359 878 232 174

ЗАПИТВАНЕ ЗА ПОДБОР ✿ ✿ ✿ КАНДИДАТСТВАЙ

Виртуално сътрудничество по време на Covid-19

Виртуално сътрудничество по време на Covid-19

Тъй като коронавирусът се разпространява, компаниите трябваше да вземат проактивни решения, които да им помагат да защитят здравето на служителите си, да поддържат най-важната работа и да се подготват за потенциално планирани смущения в бизнеса.

Мнозина преразглеждат политиките, като обмислят нови технологии, отменят конференции и ограничават всички пътувания, освен критичните за бизнеса.
Тези предпазни мерки имат смисъл, но имат и дълбоки последици за начина, по който се върши работата. Независимо дали заплахата е краткосрочна или дългосрочна, лидерите, които могат да позволят на работна сила да се развива дистанционно/ виртуално, ще имат значително конкурентно предимство.

Въпреки че виртуалното сътрудничество се среща все по-често, мнозина го смятат за „второто най-добро“ след срещата лице в лице.

Вярно е, че работаната среда с живо общуване има уникални качества. Тя има повече възможности за неформални взаимодействия. Също има много повече сигнали (като език на тялото), чрез които да разберете как мислят и как се чувстват другите. Поради тези качества мислим, че времето, което прекарваме в общуване лице в лице, е необходимо за разговори с високи залози, сложни теми или изграждане на взаимоотношения.
Но сега е моментът да оспорим това вярване. Ако се направи добре виртуалното сътрудничество, има няколко уникални отличителни черти, които всъщност могат да го направят по-добро от живото сътрудничество. В това страшно и несигурно време има един ход, който вие като лидер може да направите днес и за който няма да съжалявате.

Предлагаме ви с тези доказани стратегии да изведете виртуалното сътрудничество на своя екип на следващо ниво.

Първо – поставете основите.

1. Инвестирайте в технология

  • Ако още не сте, абонирайте се за технология за видеоконференции като Zoom, Webex или Go-To Meeting. Mоже да добавите разширения като Outlook или Gmail, така че виртуалната среща да може да се добави към всеки поканен с едно щракване.
  • Уверете се, че всеки има работеща камера на компютъра си. Ако не, инвестирайте в това.
  • Добавете платформа за групови съобщения като Slack или Microsoft Teams към вашия набор от инструменти за сътрудничество.

2. Направете видеото норма

Има толкова силни предимства на видеоконференциите пред това просто да набирате номера:

  • намалява мултитаскинга
  • създава човешки връзки
  • позволява ви да четете езика на тялото и изражението на лицето.

Това ви напомня кой е в срещата и увеличва вероятността останалите участници да са с по-активна изява.

Направете срещите по-ангажиращи и приобщаващи.

При срещите на живо никога не е добре двама души да говорят едновременно. Това означава, че ефирното време е ограничено и следователно твърде често няколко гласа доминират.

При виртуалната среща, обаче, ефирното време значително се разширява, когато използвате функцията за чат.

Помислете за два сценария:

  1. Представете си, че провеждате среща, за да вземете решение за мястото на нови пилотни програми. Прегледали сте опциите и сега искате да получите потвърждение от групата. На редовна среща може да обикаляте стаята, за да чуете от всички, но това е тромаво, итензивно във времето и обикновено води до групово мислене. Или бихте могли да поискате принос от всеки, който се чувства силен, което вероятно е в полза на обичайните заподозрени. Виртуалните срещи представляват чудесен трети вариант. Например, казвате: „ Добре, това са най-добрите кандидати, които видяхме чрез видео връзка. Ние разгледахме всеки от тях. Моля, ако искате, напишете вашият избор за най-добър кандидат в чата, заедно с коментарите си.“ След това направете пауза, ето как коментарите се появяват едновременно, отделяте им малко време, за да ги осмислите и да придвижите диалога по-напред.
  2. Представете си, че проектният екип се присъединява към срещата на мениджърите, за да сподели анализи и да препоръча следващи стъпки. В най-лошия сценарий те нервно представят информацията. Те не могат да видят никого, повечето хора са с изключен звук, много от тях изпълняват няколко задачи едновременно. Няма коментари или въпроси и те се отписват отчаяни и още по-нервни. А сега си представете обратната страна, положителната: те се присъединяват към срещата и виждат всички да се поздравяват във видео връзката. Докато те представят информацията, учасниците използват чата, за да публикуват въпроси, да споделят коментари с оценката си или да предоставят връзки към допълнение на информацията.

Невероятно е какво се случва, когато групите започнат да участват в приятелски обмен по време на чат. Диалогът става по-богат, времето се използва ефективно, взаимоотношенията се задълбочават и е много по-лесно точно да се прецени напредъкът и какво трябва да се случи след това.

Дръжте всички свързани

Използвайки вашата платформа за групови съобщения, установете канали, които дават възможност за прозрачен, подходящ поток при поискване на информация. Каналите ще са органични  за екипа и членовете могат да изберат да принадлежат към онези, които им помагат да свършат най-добре работа си и да се чувстват свързани. Ето някои типични канали, които помагат на екипите да си сътрудничат ефективно извън срещите:

  1. Проекти: Проектните канали се използват за актуализиране на всичко, включително за бързо разпространение на нова информация, алармиране на всички кога проектът стартира и записване на решения, взети по пътя. Те могат да заменят неактуалните статуси на срещите и помагат много по-лесно да се актуализира информацията. Те помагат и на новите членове на екипа да се ориентират, а тези, които се връщат от почивката, бързо да наваксат скоростта на колегите си.
  2. Теми: каналите, базирани на теми, са идеален начин за бързо изграждане на способности или център на върхови постижения. Използвайте ги, за да споделяте данни и изследвания, да задавате въпроси и да намерите далечен колега с точния опит, необходим за даден проект.
  3. Местоположения: Ако имате хора в различни локации, може да е чудесно да имате канал за всеки от тях. Това позволява на екипа да планира импровизирани събития и да споделя местна информация.
  4. Обяви: Каналът е много по-добър начин за предаване на информация на всички служители спрямо имейла . Те не прекъсват работния им процес по начина, по който е по електронната поща и е лесен начин за връщане на отговор.
  5. Забавление: Опитайте да включите виртуално място, където членовете на екипа могат да споделят лични новини, да внесат известна лекота в работния ден и да отпразнуват постижения или основни етапи.

Платформите за групови съобщения позволяват на виртуалната работна сила да осъзнае предимствата, които идват от съвместното местоположение. Членовете на екипа могат да решат кога и как да се потопят в потока от информация.

Те могат да четат публикациите в забавния канал, когато се нуждаят от умствена почивка, но не и да се прекъсват, когато са по средата на задълбочена работа. Те могат да се съсредоточат върху даден проект, а не да се разминават чрез имейла си, губейки ценно време за превключване. И разбира се, във виртуален екип платформите за групови съобщения могат да превърнат разликите във часовата зона от проблем (може да е трудно да се намерят взаимно удобни времена за среща) в актив (работата напредва плавно по целия свят и денонощно).

Коронавирусът вече е тук. Но дори и да премине тази криза, ние все още сме изправени пред продължаващия риск от изменение на климата, влошаване на трафика в градските райони и други глобални кризи. Можем да помогнем на бъдещите членове на нашите организации, като превърнем виртуалното сътрудничество в основна способност.

Източник: https://www.forbes.com/

Прочетете още: 8 успешни работни умения в един пост коронавирусен свят