Анализ на процесите
Картиране на текущия работен поток, участниците, документите, системите, предаването на задачи и точките за вземане на решения. Определяне на начални показатели за време, усилия, обем и повтарящи се проблеми.
Horizons® Bulgaria · Стратегическо консултиране за публичния сектор
Дигитализация и оптимизация на процеси в публичния сектор
Horizons Bulgaria подпомага организациите от публичния сектор да подобрят начина, по който услугите, информацията и отговорностите преминават през институцията. Анализираме текущите работни процеси, установяваме оперативните затруднения и проектираме практически подобрения, които съчетават процесна дисциплина, подходящи технологии и структурирано внедряване.
Ясни процесиРоли, стъпки и точки за вземане на решения
Оперативни данниНачално състояние, показатели и приоритети
Подходящи технологииИнструменти според реалните изисквания
Устойчиво внедряванеОтговорност, обучение и последващ контрол
Консултантският мандат
Подобрете оперативния модел, преди да изберете технологията
Дигитализацията създава стойност, когато основният процес е добре разбран, отговорностите са ясни, а бъдещият работен модел е проектиран спрямо нуждите на неговите потребители.
Трансформация, водена от процесите
Технологията трябва да подкрепя по-добър начин на работа
Започваме от услугата, процеса и институционалната цел, а не от предварително избрана платформа. Анализираме как информацията постъпва в организацията, къде се вземат решенията, кои стъпки създават забавяне и каква проследимост е необходима. Едва след това определяме дигиталните възможности, управленската рамка и плана за внедряване.
Обществена стойностПодобрения, свързани с качеството на услугите, институционалния капацитет и отговорното използване на ресурсите.
Оперативна приложимостПрепоръки, съобразени с реалните ограничения, зависимости и капацитет за внедряване.
Управление и контролЯсна отговорност, одобрения, контролни механизми, управление на данните и наблюдение на резултатите.
Приемане на промянатаПодготовка на ръководителите и екипите, така че новият процес да се превърне в установен начин на работа.
Компоненти на услугата
Какво може да включва ангажиментът
Обхватът се адаптира към институцията, съответното административно направление и зрелостта на настоящите процеси. Работата може да обхване един приоритетен процес или по-широка програма за оперативна трансформация.
Редизайн на процесите
Премахване на ненужните стъпки, изясняване на отговорностите, стандартизиране на повтаряемите дейности и проектиране на модел, който е по-лесен за изпълнение, управление и наблюдение.
Дигитализация и автоматизация
Определяне на изискванията към дигитални формуляри, управление на работни потоци, проследяване на преписки, известия, обмен на данни, отчети и внимателно подбрани възможности за автоматизация.
Подкрепа при внедряването
Съдействие при конфигуриране, тестване, въвеждане, обучение, вътрешна комуникация и наблюдение на резултатите, така че новият модел да бъде приет и поддържан.
Специализиран експертен капацитет
Осигуряване на бизнес анализатори, процесни експерти, специалисти по автоматизация и проектни координатори според конкретния обхват и нуждите на организацията.
Измерване на ефекта
Определяне на ясни показатели, начални стойности и механизъм за проследяване на резултатите след въвеждането на подобренията.
Рамка за изпълнение
От анализа на текущото състояние до устойчивата работа
Структурираният подход поддържа ясен фокус и гарантира, че предложените подобрения могат да бъдат внедрени, измервани и управлявани и след приключване на консултантския ангажимент.
Диагностика
Уточняваме институционалната цел, описваме текущото състояние, провеждаме разговори с участниците в процеса и определяме началните показатели.
Проектиране
Разработваме бъдещия процес, отговорностите, контрола, информационните изисквания, стандартите за обслужване и показателите за изпълнение.
Дигитално осигуряване
Определяме и въвеждаме подходящите инструменти, интеграции, структури от данни, електронни формуляри и компоненти за автоматизация.
Устойчиво внедряване
Подготвяме потребителите, управляваме прехода, наблюдаваме първоначалните резултати и предаваме отговорността за непрекъснатото подобрение.
Принципи на проектиране
Дисциплинирана трансформация за публичния сектор
Решението трябва да балансира ефективността с отчетността, достъпността, непрекъсваемостта и отговорността на институцията към гражданите, служителите и контролните органи.
Данни преди предположения
Препоръките се основават на наблюдение на процесите, документация, оперативни данни и опита на хората, които изпълняват и използват услугата.
Опростяване преди автоматизация
Ненужната сложност се премахва, преди процесът да бъде пренесен в дигитална система, за да не се възпроизвеждат неефективни практики.
Контрол още при проектирането
Одобренията, достъпът, проследимостта, отговорностите и отчетността се включват в бъдещия процес от самото начало.
Потребителите в центъра
Процесите и интерфейсите се проектират спрямо нуждите и възможностите на служителите, партньорските институции и крайните ползватели.
Очаквани резултати
Какво може да постигне добре структурираната трансформация
Целта е по-способен и устойчив оперативен модел, а не просто нов инструмент. Конкретните резултати и показатели се определят според избрания процес и институционалната цел.
По-висока ефективност
По-малко ненужни предавания на задачи, ограничаване на дублирането и по-ясни отговорности могат да съкратят времето за обработка и да освободят капацитет за по-стойностна работа.
По-добро използване на ресурсите
По-последователните процеси и подходящата автоматизация подпомагат разпределението на време, експертиза, системи и административни усилия.
Надеждно предоставяне на услуги
Стандартизираните работни потоци, видимият статус и по-добрият обмен на информация повишават предвидимостта за вътрешните екипи и крайните ползватели.
Устойчиво подобрение
Ясната отговорност, показателите за изпълнение и периодичният преглед позволяват на институцията да поддържа и усъвършенства процеса след внедряването.
По-добра проследимост
Статусът, решенията и отговорните лица са по-видими, което улеснява управлението, отчетността и навременното отстраняване на затруднения.
По-нисък организационен риск
Стандартизираните процедури и документираните знания намаляват зависимостта от неформални практики и отделни служители.
Позициониране на услугата
Процесно консултиране, а не разработка на софтуер
Фокусът е върху начина на работа, организационната логика и практическото използване на подходящи налични или леки технологични решения.
Какво правим
Анализираме и преработваме процесите, определяме подходящите дигитални възможности, подготвяме екипите и подкрепяме реалното внедряване.
Какво не представлява услугата
Не разработваме индивидуален софтуерен продукт. Приоритет са процесното подобрение и внедряването на налични решения с пропорционален обхват.
Кога е подходяща
При забавени или непрозрачни процеси, значителна ръчна работа, дублиране на информация, неясни отговорности или необходимост от поетапна дигитализация.
Готови ли сте да анализирате приоритетен процес?
Изградете по-ясен и по-ефективен оперативен модел
Разкажете ни за институцията, административното направление и настоящото оперативно предизвикателство. Ще предложим подходящ обхват за анализ, редизайн и подкрепа при внедряването.