Какво представлява електронната трудова книжка?

Електронната трудова книжка е част от централизирания Регистър на заетостта, поддържан от Националната агенция за приходите (НАП). Тя съдържа единен електронен трудов запис (ЕТЗ), който включва всички данни и обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника или служителя. ЕТЗ служи като официален удостоверителен документ за трудовия стаж и свързаните с него обстоятелства.
Електронната трудова книжка съдържа всички ключови данни и обстоятелства, свързани с професионалния път на служителя. Тя се съхранява в цифров формат и е достъпна чрез електронна платформа, предоставена от НАП.

Основни данни, които съдържа ЕТЗ:
✔️ Идентификационни данни на служителя (име, ЕГН)
✔️ Данни за работодателя (име, ЕИК, правна форма)
✔️ Дата на започване и прекратяване на трудовото правоотношение
✔️ Длъжност, основно възнаграждение и работно време
✔️ Промени в длъжността, заплатата и работните условия
✔️ Отпуски, болнични и други трудови обстоятелства
✔️ Основание за прекратяване на трудов договор
✔️ Осигурителен стаж и социалноосигурителни права

Преходен период и задължения на работодателите

До 1 юни 2025 г. работодателите трябва да се подготвят за преминаване към електронната система, като осигурят необходимата техническа инфраструктура и обучат персонала си за работа с новия регистър. След тази дата всички нови трудови правоотношения ще бъдат регистрирани електронно, а съществуващите хартиени трудови книжки ще останат валидни, но новите вписвания ще се извършват в електронния регистър.
Работодателите са длъжни да:

Регистрират всички нови трудови правоотношения в електронния регистър на НАП, вместо да издават хартиени трудови книжки.
Подадат информация за съществуващите трудови правоотношения в срок, определен от законодателството.
Осигурят достъп на служителите си до техните електронни трудови книжки чрез предоставената платформа.
Гарантират точността на въведените данни и да отразяват всяка промяна своевременно.
След пълното внедряване на системата работодателите трябва да спазват следните изисквания:

Актуализиране на информацията

Всяка промяна в трудовите правоотношения (назначение, преназначение, прекратяване) трябва да се вписва в електронната система в срок от 7 дни.
Въвеждане на данни за отпуски, включително платен годишен отпуск, болнични и неплатени отпуски.
Актуализиране на информацията за заплати, осигуровки и допълнителни възнаграждения, ако е приложимо.
Прекратяване на трудовите отношения
При прекратяване на трудов договор работодателят е длъжен да отрази това в електронната система до 7 дни от последния работен ден.
Работникът получава автоматично електронно потвърждение за прекратяването на договора.
Съхранение и защита на личните данни
Спазване на изискванията за сигурност и защита на личните данни, съгласно Общия регламент за защита на личните данни (GDPR).
Ограничен достъп до информацията в електронната трудова книжка – работодателят има достъп само до данните, свързани с текущия трудов договор.

Достъп до електронната трудова книжка

Всяко наето лице има достъп до своята електронна трудова информация чре сигурен електронен портал, предоставен от НАП. Работодателите осъществяват достъп до необходимата информация за своите служители, през същия портал, без да имат достъп до информация за предходни възнаграждения и обезщетения.

Предимства на електронната трудова книжка

Улеснен достъп до информация: Работниците и работодателите могат бързо и лесно да проверяват трудовия стаж и свързаните с него данни.
Намаляване на административната тежест: Елиминира се необходимостта от поддържане на хартиени документи и свързаните с тях процедури.
Повишена сигурност на данните: Централизираната система гарантира защита на личната информация и намалява риска от загуба или повреда на документи.
Въвеждането на електронната трудова книжка е стъпка към модернизиране на трудовите отношения в България, осигурявайки по-голяма прозрачност и ефективност както за работниците, така и за работодателите.

1️⃣ Консултации и правна подкрепа
Анализ на изискванията на наредбата и тяхното отражение върху вашата организация.
Подготовка на вътрешни HR политики и процедури за съответствие с новите регулации.
Осигуряване на консултации с експерти по трудово право и GDPR, свързани със защитата на личните данни в новата система.

2️⃣ Дигитализация на трудовите досиета
Пълна обработка и дигитализация на архивите с трудови договори и досиета.
Структуриране и въвеждане на данните в съответствие с новия електронен регистър.

3️⃣ Аутсорсинг на HR и администриране на трудови отношения
Пълно администриране на трудовите досиета чрез нашата HRIS платформа, свързана с регистъра на НАП.
Навременно отразяване на всички промени в трудовите правоотношения – назначения, преназначения, прекратяване, отпуски и осигурителни статуси.

4️⃣ Обучение на HR екипите
Провеждане на семинари и практически обучения за правилното използване на електронната система.
Осигуряване на поддръжка и разяснения за работата с новите регулации.

✅ Експертиза в HR аутсорсинг и трудово законодателство – дългогодишен опит в предоставянето на правни и административни решения.
✅ Професионално управление на HRIS и дигитални системи – ефективна интеграция с изискванията на НАП и защита на данните.
✅ Минимален ангажимент за работодателя – ние се грижим за процеса, докато вие се фокусирате върху основния си бизнес.
✅ Гарантирано спазване на трудовото законодателство – намаляване на риска от санкции и пропуски при въвеждането на електронната трудова книжка.

Как да започнем?

Свържете се с нас за консултация и персонализирано решение относно преминаването към електронната трудова книжка.

CВЪРЖЕТЕ СЕ С НАС ЗА HR УСЛУГИ
☎ 0886 83 71 81

ИЗПРАТЕТЕ ЗАПИТВАНЕ ЗА HR КОНСУЛТАНТСКИ УСЛУГИ

Примерни ценови модели

1️⃣ Консултации и правна подкрепа
Еднократна консултация – между 100 и 300 лв. за анализ на регулациите и специфичните нужди на компанията.
Пълен правен одит и адаптация на вътрешните процедури – от 500 до 2000 лв.
2️⃣ Дигитализация на трудовите досиета
Обработка и дигитализация на архиви – 5 – 10 лв. на документ
Преобразуване на физически трудови книжки в електронен формат – 10 – 25 лв. на служител
3️⃣ Аутсорсинг на HR и администриране на трудови отношения
Базов HR аутсорсинг (обработка на ЕТК и подаване на данни към НАП) – 20 – 50 лв. на служител/месечно
Разширен пакет (Payroll + HRIS + правна поддръжка) – 50 – 150 лв. на служител/месечно
4️⃣ Обучение на HR екипите
Групово обучение за работа с ЕТК – 1000 – 3000 лв.
Индивидуално консултиране и практическа подготовка – 200 – 500 лв. на сесия
5️⃣ Аутсорсинг на Payroll и HR услуги
Обработка на възнаграждения и осигуровки – 15 – 50 лв. на служител/месечно
Пълен Payroll пакет (включително годишни данъчни декларации и осигурителни отчети) – от 1000 лв./месечно за малки компании, до 5000+ лв. за големи организации