ЕЛЕКТРОННО ТРУДОВО ДОСИЕ 

Електронното Трудово Досие е модерно и иновативно решение за управление на персонала. Електронното трудово досие е крачка напред към ефективен, модерен и сигурен HR процес. То носи ясни ползи за бизнеса, служителите и държавните органи. Превръща управлението на персонала в по-динамичен и прозрачен процес.
Horizons® Bulgaria предлага:
Консултации при внедряване на ЕТД, Свързване с най-добрите доставчици на HR системи и услуги, Пълна подкрепа по време на трансформацията.

Horizons® Bulgaria предлага професионални консултации, съобразени с българското и европейско законодателство, и свързва организациите с най-добрите доставчици на услуги за ЕТД и HR системи.
Заедно можем да направим вашите HR процеси по-бързи, по-сигурни и по-ефективни.

КАКВО Е ЕЛЕКТРОННО ТРУДОВО ДОСИЕ

Електронното трудово досие (ЕТД) представлява структуриран електронен архив, в който се съхраняват всички документи и данни, свързани с трудовото правоотношение между служителя и работодателя – в цифров вид, с пълна правна валидност.
С какво се отличава ЕТД? Заменя изцяло хартиеното досие – вече няма нужда от папки, физически архиви и принтиране. Съдържа всички документи, изисквани от Кодекса на труда и Наредба № 4, включително:
Трудов договор и анекси към него, Заповеди за назначаване, преместване, прекратяване, Документи за отпуски, отсъствия, медицински прегледи, Сертификати, оценки, вътрешни заповеди и кореспонденция
Документите са подписани с квалифициран електронен подпис (КЕП), което гарантира тяхната автентичност и правна сила.
ЕТД е напълно легално и признато от българското законодателство. Възможността за водене на ЕТД е регламентирана в: Кодекса на труда (чл. 128а – 128в), Наредба № 4 от 11.05.1993 г. за трудовите книжки и трудовия стаж, Закон за електронния документ и електронните удостоверителни услуги, Общ регламент за защита на личните данни (GDPR).

КАКВИ СА ПРЕДИМСТВАТА ПРЕД ХАРТИЕНОТО ДОСИЕ

Проследимост и точност – всяка промяна се документира и архивира.
Екологично предимство – минимизира се употребата на хартия.
Интеграция с други системи – ТРЗ, ERP, CRM, системи за оценки.
Без загуби на документи – елиминира се рискът от физически повреди или липси.
Готовност за бъдещето – модерната работна среда изисква модерни решения.

СИГУРНОСТ И СЪОТВЕТСТВИЕ

Всеки документ се подписва с Квалифициран електронен подпис (КЕП) – признат по закон.
ЕТД, като софтуерна система, осигурява контрол на достъпа – защитава поверителността на личните данни.
Съответствие с Кодекса на труда, Наредба № 4, GDPR и добрите международни практики.
При одити, проверки или спорове – електронното досие защитава интересите на работодателя и служителя.

ЗАЩО ВСЯКА ОРГАНИЗАЦИЯ ТРЯБВА ДА ПРЕМИНЕ КЪМ ЕТД

Дигиталната трансформация не е въпрос на избор, а на устойчивост. Хартиените документи са тромави, скъпи за поддръжка и неподходящи за динамични, разпределени екипи.
ЕТД позволява работа от всяко място, по всяко време – важно предимство при дистанционна или хибридна работа. Новите поколения служители ценят технологичните решения. ЕТД им предоставя тази възможност чрез модерен и сигурен портал. Това повишава доверието и удовлетвореността – фактори, които влияят пряко върху ангажираността и задържането на таланти.
ЕТД е стратегическа инвестиция в ефективност и правна сигурност. Осигурява 100% проследимост на всички действия по трудовото правоотношение. Намалява риска от загубени документи, невалидни договори, пропуснати срокове или санкции при проверки.
ЕТД е в основата на по-интелигентно, по-бързо и по-гъвкаво управление на човешкия капитал. То изгражда имидж на иновативен работодател – важен фактор за привличане на кадри в конкурентна среда.
ЕТД е не просто замяна на хартията – то е цялостен модел за модерно, прозрачно и интелигентно управление на хората.

КАКВИ СА ОСНОВНИТЕ ПОЛЗИ ОТ ЕТД

По-ниски разходи – намаляват се хартиените и логистичните процеси.
Централизиран достъп – всички документи са на едно място, достъпни по всяко време.
По-добра отчетност – документи, които винаги са пълни, актуални и лесно достъпни.
По-високо доверие от служителите – те имат ясен и постоянен достъп до собствените си документи.
ира се! Ето още три допълващи изречения към темата „Какви са основните ползи от ЕТД“:
По-лесна подготовка за вътрешни и външни одити – системата осигурява моментален достъп до цялата трудова документация.
Гъвкавост при управление на екипи в различни локации – електронният достъп улеснява координацията между офиси, звена и държави.
Подобрена комуникация между HR и служителите – чрез ясни процедури, автоматични известия и лесно подаване на заявки.

ФУНКЦИОНАЛНОСТИ

Автоматични известия за прегледи, годишни оценки, изтичане на договори и отпуски.
Портал за самообслужване на служителя – достъп до лични документи, заявки, актуализации.
Архив с хронология и търсене по ключови думи, дати, отдели.
Гъвкави справки и анализи за HR и мениджмънт.
Интеграция със системи за подбор, обучение, възнаграждение и ТРЗ.
Възможност за електронно подписване на документи директно в системата – без нужда от принтиране или физическо присъствие.
Настройки за различни нива на достъп – гарантиран контрол върху поверителна информация според длъжност или роля.
История на взаимодействията – пълна одитна следа кой, кога и как е работил с даден документ.

НАШЕТО ПРЕДЛОЖЕНИЕ

Horizons – Вашият партньор в дигитализацията на HR процесите
Какво предлагаме:
Консултации по внедряване на електронно трудово досие (ЕТД)
Изготвяне на индивидуална стратегия за дигитализация при пълно съответствие с Кодекса на труда и GDPR.

Свързване с водещи доставчици на решения: Софтуерни платформи за ЕТД, доказали се на българския пазар
Поддръжка на електронен подпис, интеграция с ТРЗ и ERP
Подготовка на служителите за работа с eHR портала, изграждане на вътрешни правила и процедури.

Пълна подкрепа през целия процес