Електронно трудово досие
модерно решение за управление на персонала
Електронното трудово досие е крачка напред към по-ефективен, сигурен и прозрачен HR процес. То помага на бизнеса да дигитализира управлението на персонала, да намали административната тежест и да осигури по-добър контрол върху трудовата документация.
Електронен архив с пълна правна валидност
Електронното трудово досие представлява структуриран цифров архив, в който се съхраняват всички документи и данни, свързани с трудовото правоотношение между работодателя и служителя.
ЕТД заменя хартиеното досие и събира на едно място трудови договори, анекси, заповеди, документи за отпуски и отсъствия, медицински прегледи, сертификати, оценки, вътрешни заповеди и кореспонденция.
Документите могат да бъдат подписвани с квалифициран електронен подпис, което гарантира тяхната автентичност и правна сила. Решението е съобразено с Кодекса на труда, Наредба № 4, Закона за електронния документ и GDPR.
Подкрепа от Horizons Bulgaria
Осигуряваме консултации, избор на подходящи решения и practically подкрепа по време на целия процес на дигитална трансформация.
Консултации по внедряване
Подпомагаме организациите при планиране и въвеждане на електронно трудово досие според техния мащаб и процеси.
Избор на доставчици
Свързваме ви с доказани доставчици на HR системи, eHR портали и решения за електронно подписване.
Правна и HR рамка
Изготвяме стратегия за дигитализация в съответствие с Кодекса на труда, GDPR и вътрешните правила на компанията.
Подготовка на екипа
Съдействаме за вътрешни правила, обучения и реална подготовка на HR екипа и служителите за работа със системата.
Интеграция с други системи
Подкрепяме интеграцията с ТРЗ, ERP и други HR инструменти за по-плавно и цялостно управление.
Пълна подкрепа при трансформация
Оставаме до вас през целия процес, за да направим прехода лесен, законен и practically работещ.
Какво печелите спрямо хартиеното досие
Проследимост и точност
Всяка промяна се документира, архивира и може да бъде проследена по всяко време.
По-малко хартия
Намалява се нуждата от физически архиви, печат и логистика на документи.
Интеграция
ЕТД може да се свърже с ТРЗ, ERP, системи за оценки и други бизнес решения.
Без загуба на документи
Елиминира се рискът от физическо увреждане, липси или объркване в архивите.
Готовност за бъдещето
Модерната работна среда изисква по-бързи, по-гъвкави и дигитални HR процеси.
Работа отвсякъде
Подходящо решение за разпределени, дистанционни и хибридни екипи.
Законова рамка и защита на данните
Правна валидност
Всеки документ може да бъде подписван с квалифициран електронен подпис, признат по закон.
ЕТД е съобразено с Кодекса на труда, Наредба № 4, Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги.
Контрол на достъпа
Системата осигурява защита на поверителната информация чрез различни нива на достъп и одитна следа.
Поддържа се съответствие с GDPR и добрите международни практики при обработка на лични данни.
Основни ползи от ЕТД
По-ниски разходи
Намаляват се хартиените, административните и логистичните процеси.
Централизиран достъп
Всички документи са на едно място и могат да бъдат достъпвани по всяко време от оторизирани лица.
По-добра отчетност
Документацията остава пълна, актуална и лесна за преглед при проверки и одити.
Повече доверие
Служителите имат ясен и постоянен достъп до собствените си документи и процеси.
По-лесна подготовка за одити
Системата дава бърз достъп до цялата трудова документация при вътрешни и външни проверки.
По-добра комуникация
Ясни процедури, автоматични известия и лесно подаване на заявки между HR и служителите.
Какво може да включва системата
Автоматични известия
Напомняния за прегледи, оценки, изтичане на договори, отпуски и други ключови срокове.
Портал за самообслужване
Достъп на служителя до лични документи, заявки и актуализации в защитена среда.
Архив и търсене
Хронология и търсене по ключови думи, дати, отдели и тип документи.
Справки и анализи
Гъвкави HR и management отчети за по-добър контрол и планиране.
Интеграции
Възможност за свързване със системи за подбор, обучение, възнаграждение и ТРЗ.
Електронно подписване
Подписване на документи директно в системата без принтиране и физическо присъствие.
Нива на достъп
Контрол върху чувствителната информация според роля, длъжност и права.
Одитна следа
Пълна история кой, кога и как е работил с даден документ или запис.
Защо всяка организация трябва да премине към ЕТД
ЕТД не е просто замяна на хартията — това е модел за по-интелигентно, по-бързо и по-гъвкаво управление на човешкия капитал. То изгражда имидж на иновативен работодател и намалява риска от пропуски, санкции и невалидни документи.
Преминете към електронно трудово досие
Ще ви помогнем да направите трансформацията лесна, законна и ефективна — с правилната стратегия, правилните партньори и practically работещ процес.