Консултации по внедряване
Анализираме текущите процеси и планираме поетапно въвеждане според размера, структурата и нуждите на организацията.
Horizons® Bulgaria · HR съответствие и администрация
Електронно трудово досие в България
Дигитализирайте трудовата документация чрез сигурен, проследим и достъпен за служителите процес. Horizons Bulgaria подпомага работодателите с правната рамка, HR процедурите и администрацията, необходими за електронните документи в трудовите досиета.
Рамка от 2018 г.Специална българска наредба
Двуфакторен достъпЗадължителна защита на системата
Одитна следаИстория и електронни времеви печати
Безплатен достъпПостоянен достъп за служителя
Какво представлява
Електронни документи в трудовото досие на служителя
Съгласно чл. 128б от Кодекса на труда трудовото досие може да съдържа хартиени и електронни документи, свързани с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение.
Важно разграничение
Трудовото досие и електронният трудов запис не са едно и също
Трудовото досие при работодателя съдържа конкретните HR документи. Единният електронен трудов запис се поддържа в Регистъра на заетостта на НАП и от 1 юни 2025 г. замества хартиената трудова книжка за трудовите правоотношения.
Трудово досие при работодателяДоговори, заповеди, заявления и други документи по трудовото правоотношение.
Регистър на заетосттаЗаконоустановени данни, подавани от работодателите към НАП.
Електронният формат е възможностНаредбата от 2018 г. позволява законосъобразен електронен процес, но не въвежда универсално задължение всяко досие да бъде изцяло безхартиено.
Хартиените документи остават допустимиРаботодателят няма право да откаже документ, представен от служителя на хартиен носител.
Как помагаме
Подкрепа от Horizons Bulgaria
Съдействаме при определяне на обхвата, избор на решение и изграждане на практически работещи HR процедури за електронна документация.
Карта на документите
Определяме кои документи се създават електронно, кои се сканират и за кои се запазва хартиен процес.
Правна и HR рамка
Подпомагаме подготовката на вътрешни правила, процедури, уведомяване и организация на електронния обмен.
Избор на технологично решение
Съдействаме при оценката на eHR системи, служителски портали, електронно подписване и защитено съхранение.
Подготовка на екипа
Организираме практически инструкции и обучение на HR екипа и служителите за работа с новия процес.
Интеграция и текуща администрация
Координираме връзката с ТРЗ и други HR инструменти и можем да подкрепяме последващата администрация.
Съдържание
Какво може да включва електронното досие
В Правилника за вътрешния трудов ред работодателят определя кои категории документи ще се създават или съхраняват електронно при спазване на приложимите изисквания и срокове.
Документи от работодателя
Длъжностни характеристики, заповеди, удостоверения, служебни бележки, декларации и други едностранни документи.
Документи от служителя
Молби, заявления, декларации, уведомления, съгласия, отчети и искания, свързани с трудовото правоотношение.
Документи от двете страни
Трудови договори, допълнителни споразумения, договори за квалификация и други документи, изискващи съгласието на работодателя и служителя.
Отпуски и отсъствия
Заявления, одобрения и приложими документи за отпуск и отсъствие, организирани според съответния HR процес.
Документи от трети лица
Медицински, образователни, официални и други документи, удостоверяващи факти с значение за трудовото правоотношение.
Прекратяване и финална администрация
Предизвестия, заявления, заповеди и други документи, свързани с прекратяването на правоотношението.
Как работи
Изисквания към законосъобразния електронен процес
Не е достатъчно документите просто да бъдат сканирани. Информационната система, електронният обмен, подписването, достъпът и историята на действията трябва да отговарят на нормативните изисквания.
Вътрешни правила и уведомяване
Работодателят определя видовете електронни документи в Правилника за вътрешния трудов ред и уведомява служителите за използването на електронна система.
Електронни изявления
Страните могат изрично да се съгласят да получават електронни изявления по трудовото правоотношение. Всяка страна може впоследствие да оттегли съгласието си.
Подходящ електронен подпис
Документите, създавани от работодателя, се подписват с квалифициран електронен подпис. Подписът на служителя следва нормативните изисквания и договорения процес; ако работодателят изисква КЕП, той осигурява механизма за своя сметка.
Проследим електронен обмен
Електронните изявления се връчват чрез услуга за електронна препоръчана поща, а получаването и регистрацията се удостоверяват в системата.
Защитено съхранение и история
Системата трябва да поддържа двуфакторна идентификация, квалифицирани електронни времеви печати, история на действията и защита срещу неправомерен достъп, промяна или унищожаване.
Достъп и копия за служителя
Служителят получава непрекъснат и безплатен достъп до електронните си документи и може да поиска електронни документи или хартиени преписи, които работодателят предоставя в 14-дневен срок.
Функционалности и ползи
По-добра администрация без загуба на контрол
Подходящо внедрената система може да ускори HR работата, да подобри проследимостта и да осигури сигурен достъп за офис, дистанционни и хибридни екипи.
Служителски портал
Защитен достъп до лични документи, заявления и актуална информация без излишна кореспонденция.
Архив и търсене
Централизирана хронология и търсене по служител, дата, отдел и вид документ.
Автоматични известия
Напомняния за договори, срокове, документи, оценки и други действия според конфигурацията на системата.
Електронно подписване
Подписване и обработка на допустимите документи без принтиране и физическо присъствие.
Нива на достъп и одитна следа
Контрол според ролята и пълна история кой, кога и как е работил с даден документ.
Интеграции и справки
Връзка с ТРЗ, ERP и други HR решения за по-последователни данни и оперативни отчети.
Checklist за работодателя
Какво трябва да определите преди внедряването
Различните документи имат различни изисквания за подписване, връчване, достъп и съхранение. Добрата система започва с точен обхват, а не с общо решение „сканираме всичко“.
Карта на документитеКои документи се създават електронно, кои се сканират и кои остават на хартия.
Матрица за подписванеПравилен автор, вид подпис и начин на връчване за всяка категория.
Срокове за съхранениеПрилага се конкретният срок за съответния вид документ, а не един универсален срок за цялото досие.
GDPR защитаОграничение на достъпа, минимизиране на данните, сигурност и правила за заличаване.
Готови за следващата стъпка?
Структурирайте електронната си HR администрация
Horizons Bulgaria може да подпомогне документните процеси, HR администрацията и ТРЗ с практичен подход, насочен към съответствие и реална приложимост.