КАК ДА ОЦЕНИМ ПРЕДСТАВЯНЕТО НА СЛУЖИТЕЛИТЕ?

1. Помнете, че най- добрият начин да вдъхновите служителите си да се представят по- добре, е с всяко свое действие и с цялостното си отношение да им засвидетелствате своята подкрепа и доверие.
2. Ако системата за оценка на представянето е конструктивна, тя е инструмент за развитие и мотивиране на персонала, повишаване на стандартите за качество, повишаване на продуктивността и поддържане на фокуса върху организационните цели.
3. Ежедневно управление на представянето може да се осъществи с няколко стъпки- първо, планирайте какво е необходимо да се направи (въвличайки служителя, за да се чувства по- ангажиран) и установете очаквания; следете и периодично оценявайте представянето на служителя; развивайте уменията на служителя чрез обучение, предизвикателни задачи, възможности за развитие на кариерата; възнаграждавайте доброто представяне, за да стимулирате неговото подобряване.
4. Можете да установите трудовото представяне по различни методи. В управлението чрез полагане на цели, мениджърът определя конкретни цели и служителят се съгласява да бъде оценяван според степента на тяхното постигане. В оценяването по скала, служителят се оценява по скала от оценка „слаб” до „отличен”, като критериите се фиксират отделно за всяка позиция. При описателното оценяване, мениджърът попълва писмено описание относно трудовото представяне на служителя. С цел осигуряване на максимална обективност в оценяването, може да се използва 360- градусовата система за обратна връзка.
5. Независимо дали ще се спрете на оценяване на трудовото представяне чрез управлението с полагане на цели, поставянето на цели е от изключително значение за организацията като цяло- с тяхна помощ се задават рамки, стандарти и се изясняват очакванията към всеки участник. Ето защо е много важно да поставяте цели с екипа си. Добре е те да отговарят на SMART изискванията- да са специфични, измерими, постижими, реалистични и обвързани с времето.
6. Чрез системата за оценка на представянето можете да идентифицирате Вашите „звезди” в екипа. Ако обвързвате системата с тази на възнагражденията, е важно да не забравяте онези останали около 80% от Вашите служители, които макар да не са „звезди”, имат решаваща роля за успеха на организацията. Те също трябва да бъдат мотивирани и да получат възможност за развитие.
7. Даването на обратна връзка е ключово в оценяването на представянето. Необходимо е обратната връзка да бъде конкретна, описателна (а не съдеща), насочена към определени прояви (а не към личността) и конструктивна.
8. Много е важно да установите отношение към оценката на трудовото представяне като към възможност за развитие, за да не се свързва с отрицателни чувства и за да провокира участващите да бъдат максимално открити в процеса.
9. Наличието на система за оценка на трудовото представяне мотивира евентуалното промотиране на даден служител. Промотирането не означава просто смяна на позицията или издигане в йерархията, но и повече отговорности. Ето защо трябва внимателно да вземем решение за това кой да бъде промотиран. Удачен момент за това е след приключване на годишното оценяване на служителите. Помнете, че добрите индивидуални резултати не са достатъчен мотив за издигане на даден служител, защото той трябва да бъде и лидер, да умее да работи в екип и постига резултати, да умее да делегира, да позволява на екипа си да се развива, вместо да бъде единствен в светлината на прожекторите. Тъкмо по тази причина „звездите” невинаги са удачен избор при промотиране.
10. При вземане на решение за промотиране можете да се допитате до служителите си, които да препоръчат или гласуват тайно. След определяне на човека, който да бъде повишен, и след личен разговор с него, е удачно да уведомите всички от екипа едновременно, като изясните основанията за това решение.
11. Оценката на трудовото представяне предполага, че освен идентифициране на „звезди” и служители за промотиране, ще насочи вниманието и към онези, които не се справят достатъчно добре. Това най- вероятно са малък процент от Вашите служители, които полагат минимални усилия, колкото да „отбиват номера”, които не оправдават очакванията Ви и / или създават проблеми. Понякога се налага те да бъдат освободени. Когато е необходимо да уволните някого, поговорете с него насаме и обосновете решението си. Помислете за евентуалните последствия- кой ще поеме функциите на уволнения, как би го приел конкретния служител (например, един такъв акт би се приел много тежко от млад човек, за когото това е първата работа).
12. Освен индивидуалното трудово представяне е необходимо да се оценява и екипното такова. Това е дори по- трудно. Когато изграждате екип, Вие събирате на едно място хора с различни качества, силни и слаби страни, стил на работа. В идеалния случай, тези различни хора се допълват и функционират ефективно заедно. За да управлявате успешно своя екип и за да можете да оцените тяхното цялостно представяне, започнете като се съгласите над стандарти за работа и цели. Вие, като ръководител на този екип, трябва да обясните на служителите си каква е тяхната екипна мисия, как очаквате да я осъществят, какви предизвикателства могат да се срещнат по пътя и как ще измервате екипния успех.
13. Когато екипът не се справя според очакванията Ви, трябва да идентифицирате проблема- дали причината е в неподходящия стил на управление, фокус, цели, умения или съвместна работа. Ако се наложи да уволните член на екипа, това неизбежно ще засегне груповата динамика. Това ще се случи и ако решите да промотирате някого. И в двата случая е от изключително значение да комуникирате основанията за своето решение.
14. Повечето експерти са единодушни, че успешната система за оценка на трудовото представяне включва 4 компонента- конкретна и ясна организационна дефиниция за трудовото представяне, програма за обучение и развитие, която да се фокусира върху подобряването на трудовото представяне, обективна система за оценка и метод за признание и награждаване.
15. Възможни са различни подходи към системата за оценка на трудовото представяне. Индивидуалното оценяване предполага оценка на индивидуалното представяне на служителя само по себе си. Екипното оценяване предполага оценка на служителя във връзка с останалите членове на екипа- членовете на екипа се разпределят по двойки и се сравняват. Третият подход е съпоставяне на служителя в една скала с всички останали работещи във фирмата, като той може да попадне в най- добре представящите се 10%, средно представящите се 80% или в слабо представящите се 10%.
16. Можете да измерите ефективността на системата за оценка на трудовото представяне чрез промяната в рейтингите на служителите, процент свободни позиции, запълнени „отвътре”, среден рейтинг на бизнес единица, процент подобрение в удовлетвореността на служителите, задържане на служители и други.
17. За да поддържате своята система за оценка на трудовото представяне актуална и ефективна, изследвайте подобренията в задържането, продуктивността, компетентността и напредъка на служителите; периодично оценявайте стандартите за трудово представяне и насърчавайте служителите непрекъснато да споделят обратна връзка. По този начин ще съумеете и да ги мотивирате.